namfullordinna.is

Áhugavert er að velta fyrir sér við hvað er átt þegar rætt er um gæði í fræðslustarfi. Jain (2001) segir auðveldustu skilgreininguna á gæðum vera þá að vara uppfylli þarfir notenda. Því mætti segja að auðveldasta skilgreiningin á gæðastarfi í fræðslu sé fólgin í því að fræðslan uppfylli þarfir notenda eða þátttakenda. Þessar þarfir eru þó æði margslungnar og mig langar til að deila með ykkur pælingum mínum um gæði í starfi mínu hjá Starfsmannaþjónustu Akureyrarbæjar en þar hef ég unnið undanfarin ár að fræðslumálum starfsmanna.

Uppbygging á stjórnendafræðslu bæjarins er gott dæmi um það hvernig við hugsum um gæði í fræðslumálum hjá Akureyrarbæ. Hjá bænum starfa um 80 forstöðumenn og reglulega er boðið upp á fræðslu fyrir þennan hóp ásamt stærri hóp millistjórnenda og verkefnastjóra. Fræðslan er af ýmsum toga um tölvukerfi, starfsmannamál, leiðtogaþjálfun svo eitthvað sé nefnt.

Það fyrsta sem kemur í hugann varðandi gæði í fræðslumálum er að góð fræðsla þarf að skipta máli. Til þess að bjóða upp á fræðslu sem skiptir markhópinn stjórnendur máli reynum við að greina þarfir hópsins fyrir fræðslu. Hjá Akureyrarbæ hefur þetta verið gert í samstarfi við Símenntunarmiðstöð Eyjafjarðar. Framkvæmd var svokölluð Markviss þarfagreining meðal stjórnenda bæjarins. Fyrsta skrefið var að útbúa starfagreiningu byggða kortlagningu á hlutverkum stjórnenda og á grundvelli þeirrar greiningarvinnu sendum við út könnun til stjórnenda um hvaða hæfnisþætti þeir vildu gjarnan fá fræðslu og þjálfun í. Út úr þessari vinnu komu ítarlegar upplýsingar um stöðuna sem auðvelt var að vinna eftir og setja saman hentuga fræðsludagskrá fyrir stjórnendur.

Næsta mál sem lýsir gæðum í fræðslu hjá stórri stofnun eins og Akureyrarbæ er að fólk viti hvað er í boð. Við setjum fram fræðsludagskrá á starfsmannahandbók á vef bæjarins tvisvar á ári þ.e. í september og í janúar. Þar koma fram námskeiðslýsingar, upplýsingar um leiðbeinendur, dagsetningar, tíma og staðsetningu. Námskeiðin eru jafnframt auglýst jafnóðum með tölvupósti til markhópsins.

Þriðja hliðin á gæðum snýst um að halda vel utanum skráningu á fræðsluna. Þetta gerum við í gegnum starfsmannavef bæjarins, þ.e. stjórnendur skrá sig á þá fræðslu sem er í boði í gegnum vefinn, um leið og það er gert sendist fundarboð til viðkomandi í tölvupóstinn og tími er tekinn frá fyrir fræðsluna í dagbókinni. Jafnframt vistast skráningin í mannauðskerfi bæjarins.

Í fjórða lagi felast gæði í því að finna rétta leiðbeinandann til að stuðla að innihaldsríku og vel heppnuðu námskeiði sem uppfyllir þarfir þátttakenda. Stjórnendur eru kröfuharður hópur og það kemur berlega í ljós í námskeiðsmati ef námskeið uppfyllir ekki væntingar. Við leggjum því oft töluverða vinnu í leitina að rétta leiðbeinandanum en það er þess virði því þessi „gæðaþáttur“ hefur afar mikið um það að segja að þátttakendur verði ánægðir með námskeiðið.

Starfsdagur stjórnenda hjá Akureyrarbæ í Hofi vorið 2014

Aðstæður á námskeiðsstað eru fimmta atriðið sem við höfum í huga varðandi gæði á námskeiðunum okkar. Aðstæður sem þurfa að vera í lagi til þess að upplifun þátttakenda verði góð er t.a.m. hitastig í salnum, hljóðgæði (heyrist vel í leiðbeinanda?), myndgæði á skjávarpa og að borð og sæti séu þægileg. Aðstæður felast einnig í því að að bjóða upp á vatn, te og gott kaffi á námskeiðum og jafnframt veitingar ef námskeiðið er lengra en tveir klukkutímar. Hjá okkur er bæði boðið upp á ávexti og bakkelsi á námskeiðum þannig að allir finni eitthvað við sitt hæfi.

Sjötta atriði sem við hugum að varðandi gæði er að búa til aðstæður þar sem fólk getur spjallað á óformlegum nótum. Þetta á sérstaklega við á lengri námskeiðum og starfsdögum stjórnenda. Þetta eru t.d. kaffipásur, matarhlé og hópavinna. Það felast mikil gæði í því fyrir stjórnendur að nýta tækifærið þegar þeir hittast og spjalla saman, kynnast, bera saman bækur sínar og deila reynslu sinni. Í námskeiðsmati kemur oft fram hversu gagnlegt þetta þykir og ef ekki gefst nægjanlegt svigrúm til óformlegra samskipta á námskeiðum koma ábendingar um það í matinu.

Námskeiðsmat er sjöundi þátturinn er varðar gæði sem við vinnum markvisst að. Þátttakendur á námskeiðum eru beðnir um að svara námskeiðsmati inn á starfsmannavefnum. Matið fellst í nokkrum spurningum um námskeiðið t.a.m. hvort það uppfyllti væntingar og hvernig það nýtist í starfi og auk þess eru þátttakendur beðnir um að gefa námskeiðinu einkunn. Námskeiðsmatið nýtist þannig vel til að meta hvernig til hefur tekist þ.e. hvort námskeiðin uppfylla væntingar og oft koma fram gagnlegar ábendingar sem við notum til að breyta og bæta vinnulag okkar.

Að síðustu þá stuðlum við að gæðum með því að staðfesta skráningu þátttakenda með því að þátttakendur skrifa nafn sitt á undirskriftarlista á námskeiðum og staðfesta þannig þátttöku sína. Eftir að námskeiðið berum við listann saman við skráningu í mannauðskerfið og uppfærum skráningu í kerfið. Þetta er nauðsynlegt að gera þar sem stundum mæta ekki allir sem voru búnir að skrá sig og stundum mæta fleiri en voru skráðir. Með þessu tryggjum við rétta skráningu í mannauðskerfið.

Hér hafa verið taldir upp þeir starfshættir sem við hjá Starfsmannaþjónustu Akureyrarbæjar höfum tileinkað okkur varðandi stjórnendafræðslu bæjarins. Við höfum sett okkur viðmið með það að markmiðið að utanumhald og skráningar séu í lagi, aðstæður og umgjörð fræðslunnar sé í samræmi við þarfi og óskir, fræðslan sé skilvirk og uppfylli væntingar og síðast en ekki síst framkvæmum við námskeiðsmat til að meta hvort okkur hafi tekist ætlunarverkið þ.e. að bjóða upp á fræðslu sem uppfyllir þarfir markhópsins.

Eins og fram kom í upphafi þessarar hugleiðingar þá er auðveldasta skilgreiningin á gæðum að vara uppfylli þarfir notenda. Málin flækjast þegar við hugsum skrefi lengra og skoðum gæði fræðslu út frá því hvað þátttakendur gera við fræðsluna, hvernig þeir nýta hana og breytir fræðslan t.a.m. vinnubrögðum eða hegðun þátttakenda? Það er verðugt viðfangsefni að finna leiðir sem við getum nýtt okkur til að kanna þessa hlið gæða í fræðslunni.

Heimildir sem hafðar voru til hliðsjónar:

Hróbjartur Árnason og fleiri 2014:  http://www.frae.is/media/60962/Gatt_2014_Gaedanam.pdf

Jain 2001: https://books.google.is/books?id=8Q3sRWAAP74C&printsec=frontcover&dq=quality+control&hl=en&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=quality%20control&f=false