Hugbúnaður til að halda utan um heimildir

Heimildir Heimildir Heimildir

Starf námsmanna og sérfræðinga alls konar, snýst að mörgu leiti um það að leita að gagnlegum upplýsinum, vega þær og meta, vista þær, og nota hugmyndir þeirra í tengslum við skipulagningu, hönnun, sköpun og röksemdafærslu alls konar. Þessi leikni birtist t.d. í fræðilegum skrifum. Í háskólum lærum við (öll – líka kennararnir) með því að skrifa, við skrifum til þess að læra og lærum í gegnum skrifin. Við skrifin okkar styðjumst við við tökum upp, túlkum og endurvinnum hugmyndir annarra sem við lesum í bókum, greinum og á vefnum. … og þá komum við að vandanum: Hvernig heldur maður utan um allt það sem maður les og vitnar svo rétt í það þegar kemur að því að skrifa???

Hluti af fagmennsku þinni, bæði í hlutverki þínu sem námsmaður, en líka sem sérfræðingur á þínum vinnustað er að halda vel utan um það sem þú lest, þannig að þú getur auðveldlega fundið það aftur og nýtt það síðar, jafnvel löngu síðar. Þú lest e.t.v. gagnlegt efni á fyrsta ári í háskólanáminu, sem gæti nýst í lokaverkefni. Sama efni gæti svo komið að góðum notum í skýrslu sem þú þarft að skrifa í vinnunnni. Þá væri flott að geta fundið greinina, og bókfræðiupplýsingarnar með auðveldum hætti og komið hugmyndinni snyrtilega inn í skýrsluna. Þegar þú lætur frá þér skriflegt efni og vitnar í heimildir eru gerðar ákveðnar og ólíkar kröfur um tiltekið form á tilvísunum í heimildir og heimildaskrá. Sömuleiðis þykir það alvarlegt mál að vísa í heimild í texta sem ekki birtist í heimildaskrá og öfugt.

Hugbúnaður sem þú nýtir til að skrá allt það sem þú lest léttir þér sporin hér. Skoðum hér hvernig tæknin nýtist við að skrá heimildir og glósur og við það að birta tilvitnanir og tilvísanir rétt í ritgerðum og skýrslum.
Til eru nokkur forrit og vefþjónustur sem auðvelda notendum að skrá, heimildir, flokka þær og glósa ásamt því að styðja við og halda utan um allar þær heimildir sem vitnað er til í tilteknu skjali / ritgerð / skýrslu. Með því að skrá allt sem maður les í gagnagrunn verður auðvelt að finna aftur gagnlegar heimildir, jafnvel löngu eftir að maður las þær og heimildin verður alltaf skráð rétt og á réttu formi í öllu því sem maður skrifar.

Utanumhald utan um heimildir getur reynst háskólanemum mikið mál:

Það veldur mörgum háskólanemum höfuðverk að skrá heimildir samkvæmt hefðum síns fræðasviðs.
Stundum virðist það flókið að mæta kröfum um að öll rit sem vitnað er í í texta komi fyrir í heimildaskrá og að það sé vitnað í öll rit sem koma fyrir í heimildaskrá. Það getur reynst ærið verkefni að halda utan um allt þetta og ganga úr skugga um að allt standist. Og ekki er gaman ef einkun lækkar af þessum sökum!
Sömuleiðis er það sorglegt að týna tilvísunum í bækur eða greinar sem maður las snemma í náminu eða snemma í ritunarferlinu.

En þetta þarf ekki að vera neitt vandamál:

Með því að skrá öll rit, greinar og vefsíður sem maður les í tengslum við nám eða rannsókn í gagnagrunn fyrir heimildir getur þú gengið að upplýsingum um allt sem þú lest í á einum stað og nýtt það í starfi þínu og skrifum um alla framtíð. Og með því að nota kerfi eins og Endnote, Mendeley eða Zotero sem er bæði gagnagrunnur utan um heimildir og hugbúnaður sem:

Passar uppá að allar heimildir sem þú vísar í koma fyrir í heimildaskránni – og öfugt
Mótar útlit tivísana og heimildaskrár í samræmi við ólíkar hefðir vísindasamfélagsins.
Þú getur slegið inn bókfræðiupplýsingum um bækur, greinar, lög, vefsíður eða aðrar heimildir sem þú nýtir við rannsóknir þínar.
Þú getur líka sótt þær á fljótlegan og þægilegan hátt í gagnagrunna á vefnum.
Hugbúnaðurinn kann jafnvel að lesa bókfræðiupplýsingar úr PDF skjölum með greinum.
Þegar þú skrifar ritgerð eða grein og vísar í heimildir færir þú sérstaka kóða inn í ritvinnsluskjalið sem tryggja að tilvísunin fær rétt form og að heimildin birtist í heimildaskrá.

Endnote er til sem vefþjónusta og sem forrit sem maður vistar á tölvunni sinni. Fyrir íslendinga er vefþjónustan ókeypis, en forritið sem maður setur upp á tölvunni sinni kostar heilmikið. Endnote er mikið notað við Háskóla Íslands og er starfsfólk bókasafnanna vel kunnugt hugbúnaðinum og getur leiðbeint, þá býður ritver MVS upp á námskeið í notkun hugbúnaðarins. Endnote býður upp á viðbót til að halda utan um heimildir í Wordskjali.

ATH ég get ekki lengur mælt með Mendeley. Fólk er víst umvörpum að hætta að nota hugbúnaðinn. Stuðningur fyrirtækisins við notendur er litill og áhugalaus, þeir hafa breytt hugbúnaðinum til hins verra. En hann er reyndar ennþá bestur til að sækja bókfræðiupplýsingar í PDF skjöl!

Mendeley er ókeypis hugbúnaður þar sem vefþjónusta og forrit sem maður setur upp á tölvunni sinni vinna saman. Hugbúnaðurinn er nokkuð lunkinn við að sækja bókfræðiupplýsingar í PDF eintök af greinum sem maður vistar á tölvunni sinni, sjálfkrafa verður heimildalistinn aðgengilegur á vefnum og auðvelt er að útbúa hópa fyrir samnmendur, rannsóknarhópa eða almenning, þar sem fólk deilir heimildum um afmörkuð rannsóknarsvið hver með öðrum. Vefþjónustan er byggð upp sem félagsnet, þannig að auðvelt er að skoða heimildaskrár annarra. t.d. ef þú ert að lesa grein og sérð að 10 aðrir hafa skráð hana í safnið sitt, er líklegt að þeir hafi fleirri greinar skráðar undir sömu lykilorðum, þannig getur þú fundið fleirri greinar sem passa við rannsóknina þína. Mendeley vinnur vel með Word.

Zotero er önnur slík þjónusta sem sömuleiðis vistar gögnin bæði á tölvunni þinni og á vefnum. Einn kostur við Zotero er að auðvelt er að tengja þjónustuna við Google Docs. (Sjá nánar um Zotero hjá UTS)

Mendeley

Mendeley er nýlegt forrit og samfélagsnet til að halda utan um fræðirit sem þú lest. Með forritinu getur þú á auðveldan hátt byggt upp gagnagrunn yfir öll þau rit sem þú lest í náminu eða þegar þú ert að lesa þig til fyrir ritgerða eða greinaskrif.

Forritið er að vissu leiti þríþætt

Forrit á tölvunni þinni: Gagnagrunnur og hugbúnaður til að halda utan um hann og viðbætur við ritvinnsluforritið þitt til að sækja í gagnagrunninn og útlitsmóta tilvísanir og heimildaskrár í ritgerðinni sjálfri í Word.
Vefþjónusta: Afrit gagnagrunnsins þíns, með tengingum við félaga og aðra rannsakendur. Nokkurs konar Facebook í kring um fræðirit.
Viðbætur við vafrann þinn: (Internet Explorer, Firefox, Chrome): Þú bætir viðbót við vafrann til þess að sækja bókfræðiupplýsingar um tímaritsgreinar og bækur beint af vefnum, þessi viðbót talar vel við Google Scholar og vefi margrea tímarita.

Í fyrsta lagi kemur þú í veg fyrir ásláttarvillur og aðrar villur í upplýsingum um heimildir sem þú vitnar til í ritgerðum og greinum. Þú sækir réttar upplýsingar í gagnagrunna yfir tímaritsgreinar og bækur, þannig að stafsetning er iðulega alveg rétt. Í öðru lagi sparar þú þér með þessu nokkra vinnu. í þriðja lagi kemur þú þér upp skrá yfir allt sem þú lest í tengslum við nám og rannsóknir og hefur því auðveldan aðgang að upplýsingum um það síðar. Viljir þú t.d. vitna í grein sem þú last fyrir nokkrum árum, getur þú verið viss um að finna greinina aftur. Í fjórða lagi heldur þú skipulega utan um þær greinar sem þú hleður niður á tölvuna hjá þér.
Í fimmta lagi geymir þú glósur og undirstrikanir í greinarnar sem þú lest á einum stað og átt
í sjötta lagi auðvelt með að leita í texta allra greina sem þú ert með á harða disknum þínum.

Hvað þarftu að gera?

skrá þig sem notanda á vefþjonustuna
sækja og setja forritið upp á tölvuna þína
setja upp viðbót fyrir Word / Open Office ( ==> í Mendeley forritinu: Tools-Install MS Word plugin)
setja upp viðbót fyrir vafrann / vafrana þína

Þegar þú hefur fundið áhugaverða grein getur þú vistað hana á tölvunni þinni.
Síðan færð þú Mendeley til að sækja bókfræðiupplysingarnar í greinina sjálfa

Dragðu skjalið inn í forritsgluggann eða
Smelltu á Add Documents hnappinn (lengst til vinstri í forrits glugganum)
Hér er þessu lýst með sýnikennslu

Notaðu „Import to Mendeley“ hnappinn á vafranum þínum til að flytja inn bókfræðiupplýsingar eða bæði bókfræðiupplýsingar OG greinina sjálfaÞetta gengur t.d. ef þú leitar með Google Scholar, smellir á „Import to Mendeley“ hnappinn, velur þær greinar sem þú vilt úr nýjum glugga sem opnast og flytur allar viðeigandi greinar inn í einu…Þegar þú flytur inn bókfræðiupplýsingarnar beint af vefnum þarftu að samræma (Sync) báða gagnagrunnana (þann sem er á vefnum og þann sem er á tölvunni þinni) með því að smella á „Sync Library“ hnappinn í forritinu á tölvunni þinni.
SVO…

Forritið býr til nýja færslu um greinina, þá er rétt fyrir þig að lesa hana yfir og ganga úr skugga um að allt sé rétt ásamt því að flokka færsluna með því að skrá lykilorð (keywords) og tög (tags). Tögin hjálpa þér að flokka greinarnar. Þegar þú ert komin/n með álitlegt safn af greinum og bókum getur þú fengið Mendeley til að sýna þér allar færslur sem innihalda tiltekið tag. Þú getur þá leitað aðeins í texta þeirra greina sem sem eru flokkuð með ákveðnu tagi.Tög geta verið tengd innihaldi greinanna, dæmi: „kennaramenntun“, „sálfræði“, „menningarauður“ eða tengd notkun greinarinnar, til dæmis ef þú last greinina í tengslum við tiltekið námskeið, eða notaðir greinina við ritun tiltekinnar ritgerðar/greinar.

Þegar þú ert að skrifa ritgerð eða grein er fljótlegt að finna aftur greinar sem maður las áður. Þú getur leitað í texta allra greinanna á tölvunni þinni, eða bara þeirra sem eru flokkaðar með tilteknu tagi. Þú getur líka leitað í glósunum þínum.

Svo þegar þú ætlar að vitna í greinina í texta sem þú ert að skrifa smellir þú á References flipann í Word og þar á „Insert Citation“ hnappinn. Þá opnast lítill gluggi þar sem þú getur skráð nafn höfundar greinar sem þú vilt vitna í, orð í titli eða útgáfuár henanar. Þá birtist listi yfir öll rit sem innihalda strenginn sem þú slóst inn. Þú velur það sem við á og smellir á OK til að færa tilvísunina inn í skjalið sem þú ert að skrifa. Word sækir þá kóða fyrir greinina og getur breytt færslunni allt eftir því hvaða hefð tilvísana þú styðst við (APA 5, Chicago Manual…, National Library of Medicin…). Þegar greinin eða ritgerðin er skrifuð staðsetur þú bendilinn þar sem þú vilt að heimildaskrá birtist og smellir á hnappinn „Insert Bibliography“ þá eru allar þær tilvísanir sem komar eru í skjalið notaðar til að búa til heimildaskrá. Með þessum hætti verða bókfræðiupplýsingarnar réttar, og formið á heimildaskránni að mestu leiti rétt. Þú þarft samt alltaf að renna yfir og ganga úr skugga um að allt sé rétt 😉

Endnote

Endnote er trúlega eitt þekktasta forritið til að halda utan um heimildir við fræðileg skrif. Eins og Mendeley býður það upp á gagnagrunn sem er staðsettur á tölvunni þinni og hugbúnað til að halda utan um hann, viðbætur við ritvinnsluforrit til að færa tilvísanir inn í ritvinnsluskjal og gefa þeim rétt form í samræmi við hefðir ólíkra fræðasamfélaga. Þá býður EndNote upp á vefþjónustu, þannig að gögnin á tölvunni þinni geta líka verið geymd á vefnum, þannig að þú átt alltaf öryggisafrit af gögnunum, og kemst í þau með öðrum tækum.

Íslendingar fá ókeypis aðgang að þessari vefþjónustu, en hugbúnaðurinn sem fólk setur á tölvuna sína kostar. Háskólanemar geta sótt forritið og sett upp á tölvuna sína án endurgjalds.

Leiðbeiningar um EndNote